Como configurar status, padrões e sugestões de objetivos e tarefas

A seção Objetivos & Tarefas das Configurações decide as etapas por onde uma tarefa passa, as colunas do Kanban de Objetivos, quanto do lucro vai sozinho para os seus objetivos de economia e como uma tarefa nova já nasce preenchida. Vale para a loja inteira.

Antes de começar

Tudo aqui é gravado sozinho, sem botão de salvar, e precisa de internet. Os status valem nas tarefas, nas rotinas e no Kanban de Objetivos ao mesmo tempo.

Passo a passo#

1
Abra as Configurações e clique em Objetivos & Tarefas
Clique em Configurações, no rodapé da barra lateral. No menu da esquerda, dentro do grupo MÓDULOS, clique em Objetivos & Tarefas.
2
Escolha a aba Tarefas ou Objetivos
No topo do quadro Status, clique em Tarefas para ver as etapas das tarefas e rotinas, ou em Objetivos para ver as colunas do Kanban de Objetivos.
3
Clique no botão + para criar um status
O botão laranja fica ao lado das abas, com a dica Adicionar Status. Abre a janela Novo status.
4
Preencha Nome, Tipo e Cor e clique em Criar
O Nome aceita de 3 a 20 caracteres, como Aguardando entrega. Em Tipo, escolha Tarefas ou Objetivos. Escolha uma Cor para reconhecer o status de longe e clique em Criar.
5
Arraste para mudar a ordem
Segure a alça de pontinhos à esquerda do status e arraste para cima ou para baixo. A ordem vira a coluna PRIORIDADE e é a ordem das colunas no Kanban.
6
Renomeie ou troque a cor pelo lápis
Clique no lápis da linha, com a dica Editar, ou na própria linha. Mude o que precisar e clique em Salvar.
7
Desligue um status sem apagar
Desligue a chave da coluna ATIVO. O status sai das opções de escolha nas tarefas e no Kanban, mas continua na lista para você ligar de novo quando quiser.
8
Apague um status pela lixeira
Clique na lixeira da linha e confirme em Deletar na janela Deletar status?. Se havia tarefas ou objetivos naquele status, a janela avisa quantos são e para onde vão: a Cx de Entrada do mesmo tipo.
9
Defina a Fatia do lucro para economia
No quadro Economia automática, use o - e o + para escolher a porcentagem do lucro de cada fechamento de caixa que vai para os objetivos de economia. Vem com 20%.
10
Escolha os padrões da tarefa nova
No quadro Tarefas · Padrões, escolha o Status padrão e a Prioridade padrão (Urgente, Importante ou Normal). Uma tarefa criada sem você escolher já nasce assim.
11
Ligue ou desligue as sugestões
No quadro Tarefas · Sugestões, cada chave liga um tipo de tarefa que o DistriFy sugere sozinho a partir do seu negócio, como Estoque acabando ou Conta de fornecedor vencendo.
12
Ajuste como a lista de tarefas abre
No quadro Tarefas · Listagem, informe quantos Itens por página carregar (de 5 a 200) e a Ordenação padrão, como Mais recentes primeiro ou Data limite (mais próxima primeiro).

Cx de Entrada e Concluído não saem da lista

Os dois status com a marca Sistema são a porta de entrada e a porta de saída de toda tarefa. Por isso não dá para apagar, desligar nem mudar de lugar, e na edição só a cor muda. A lixeira deles fica apagada, com a dica "Status de sistema não pode ser removido". Para mudar a etapa em que a tarefa nasce, use o Status padrão.

O que cada opção faz#

Fatia do lucro para economia	Num fechamento com R$ 500 de lucro e fatia de 20%, R$ 100 vão para os objetivos de economia, divididos pela prioridade de cada um. Fechamento sem lucro não guarda nada. Se todos baterem a meta, a sobra fica no lucro.
Status padrão	Etapa em que a tarefa nova nasce. Automático (Caixa de Entrada) coloca toda tarefa nova na Cx de Entrada, para você distribuir depois.
Prioridade padrão	Prioridade que já vem marcada na tarefa e na subtarefa novas. Você troca na hora, tarefa por tarefa.
Itens por página	Quantas tarefas a tela de Tarefas carrega por vez. Número fora de 5 a 200 é ajustado para o limite mais próximo.
Ordenação padrão	A ordem da lista de tarefas ao abrir a tela: por data de criação, por nome ou por data limite.
Número ao lado do nome do status	Quantas tarefas ou objetivos ativos estão naquele status agora. Passe o mouse para ver a explicação.

Os tipos de sugestão#

Estoque acabando	Pede para repor quando o estoque acaba antes da próxima entrega.
Lote perto de vencer	Lembra de promover ou descartar lote que vence em até 7 dias.
Conta de fornecedor vencendo	Lembra de pagar parcela de fornecedor vencida ou perto de vencer.
Objetivo atrasado	Avisa quando o prazo de um objetivo passa mais rápido que o andamento.
Tarefa repetida vira rotina	Oferece virar rotina a tarefa que você cria sempre no mesmo ritmo.

Perguntas frequentes#

Apaguei um status que tinha tarefas. Elas sumiram?

Não. Antes de apagar, o DistriFy move tudo que estava naquele status para a Cx de Entrada do mesmo tipo e avisa quantos itens foram movidos. Depois é só distribuir de novo.

Cliquei em Não sugerir isso de novo numa sugestão. Como desfaço?

No quadro **Tarefas · Sugestões**, as sugestões silenciadas aparecem embaixo de **Não sugerir de novo**. Clique em **Voltar a sugerir** na linha dela. Ela volta a aparecer em Tarefas na próxima verificação, se ainda fizer sentido.

A chave das sugestões está apagada e não liga. Por quê?

Ou falta internet, ou o seu acesso não permite mudar as sugestões da loja. Confira a conexão e, se continuar, peça para o dono da conta ajustar.

Posso ter dois status com o mesmo nome?

Não. O DistriFy avisa "Já existe um status com esse nome." Escolha outro nome ou edite o que já existe.

Mudei a Fatia do lucro para economia. Vale para os fechamentos antigos?

Não. A porcentagem nova vale a partir do próximo fechamento de caixa. O que já foi guardado nos objetivos fica como está.

Se algo der errado#

Sem destino para mover	O status tem itens, e o tipo dele não tem uma Cx de Entrada para recebê-los. Mova os itens para outro status antes de apagar.
Não é possível deletar	É o último status daquele tipo. Crie outro status do mesmo tipo antes de apagar este.
Nome inválido	O nome tem menos de 3 ou mais de 20 caracteres, não tem nenhuma letra, tem emoji ou parece com um status de sistema, como Feito ou Finalizado. A mensagem embaixo do campo diz qual é o caso.
Você não tem permissão para alterar os status	O seu acesso não permite mexer nos status da loja. Peça para o dono da conta fazer a mudança.
Erro ao reordenar	A nova ordem não foi gravada e a lista volta como estava. Confira a internet e arraste de novo.